Hoe lang moet je je administratie bewaren als ondernemer?

Wat valt er allemaal onder je administratie?

Je administratie is meer dan alleen je facturenmap. Alles wat laat zien hoeveel je hebt verdiend, wat je hebt uitgegeven en welke belasting daarbij hoort, telt mee. Denk aan:

• Verkoopfacturen — alle facturen die jij hebt uitgestuurd, inclusief het toegepaste btw-tarief.
• Inkoopfacturen en bonnetjes — kosten en investeringen waarover je btw hebt betaald of teruggevraagd.
• Bankafschriften van je zakelijke rekening.
• Btw-aangiften en de berekeningen daarachter.
• Urenadministratie als je gebruikmaakt van ondernemersaftrek.
• Loonstroken en jaaropgaven als je personeel hebt — of als je zelf ook in loondienst werkt.
• Contracten en offertes die bij een opdracht horen.

De rode draad: kun je met dat stuk aantonen dat een bedrag op je aangifte klopt? Dan bewaar je het. Twijfel je? Bewaren kost je vrijwel niets, een ontbrekend bewijsstuk bij een controle wel. Reken je vaak met percentages en tarieven, dan helpt onze btw-calculator om achteraf snel te controleren of een bedrag op een oude factuur klopt.

Btw-stukken: waarom die extra belangrijk zijn

Btw is het onderdeel waar controles het vaakst over gaan, simpelweg omdat je er elk kwartaal of elke maand aangifte over doet. Op elke factuur moet het juiste tarief staan: het algemene tarief van 21% geldt voor alle goederen en diensten die niet vrijgesteld zijn en die niet onder het 9%- of 0%-tarief vallen. Voor een beperkt aantal goederen en diensten mag je het verlaagde tarief van 9% toepassen. Lever je goederen aan het buitenland of sla je ze op in een douane-entrepot, dan gebruik je meestal het 0%-tarief en vermeld je dat expliciet op de factuur.

Juist dat soort keuzes moet je jaren later nog kunnen uitleggen. Waarom stond er 9% op die factuur uit 2023? Zonder het onderliggende stuk — de opdrachtbevestiging, de omschrijving van de dienst — is dat een discussie die je verliest. Bewaar de factuur daarom altijd samen met de context. In onze uitleg over 21% of 9% btw lees je per situatie welk tarief geldt, en op verplichte gegevens op een factuur staat wat er minimaal op moet.

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR)? Die geldt als je onderneming in Nederland is gevestigd en je omzet niet meer is dan € 20.000 per kalenderjaar. De KOR is een btw-vrijstelling: je mag geen btw berekenen aan je klanten, je doet geen btw-aangifte en je kunt geen btw terugvragen over je kosten en investeringen. Dat betekent níét dat je niets hoeft te bewaren — integendeel. Je moet kunnen aantonen dat je onder die € 20.000 bent gebleven, en dat doe je met je omzetadministratie. Zeker rond de jaargrens is dat cruciaal: kom je erboven, dan verandert je situatie. Zie de KOR-gids voor de voorwaarden.

Loonstroken en jaaropgaven bewaar je apart

Heb je personeel, of werk je zelf naast je onderneming in loondienst? Dan komt daar een tweede stapel bij. Een werkgever is verplicht een loonstrook te geven bij de betaling van het eerste salaris en zodra er iets verandert in het salaris of de loonheffingen. Op die strook staat hoe het salaris is opgebouwd — van brutoloon naar nettoloon, met de contracturen, het uurloon en het parttimepercentage.

Bewaar die loonstroken goed. Ze zijn een bewijsstuk als de Belastingdienst een navordering stuurt, en je controleert er zelf mee of het aantal gewerkte uren, het salaris en de toeslagen voor overuren of onregelmatige uren kloppen. Datzelfde geldt voor de jaaropgave, die je aan het begin van elk nieuw jaar krijgt: daarop staat wat je het jaar ervoor hebt verdiend en die heb je nodig voor je aangifte. Let op — een werkgever verstrekt de jaaropgave maar één keer. Raak je hem kwijt, dan krijg je geen nieuwe.

Een rekenvoorbeeld waarom dit ertoe doet: een werknemer van 21 jaar of ouder verdient per 1 juli 2026 minimaal € 14,99 bruto per uur, tegen € 14,71 in de eerste helft van dat jaar. Bij 140 gewerkte uren in een maand is dat een verschil van 140 × € 0,28 = € 39,20 bruto. Zonder loonstrook kun je niet nachecken of die verhoging is doorgevoerd. Wil je zo'n bedrag naar netto vertalen, gebruik dan de bruto-netto calculator; hoe je de strook zelf leest, staat in loonstrook lezen.

Zo houd je het praktisch bij

De bewaarplicht is geen papierprobleem meer, maar een ordeningsprobleem. Drie afspraken met jezelf zijn genoeg:

1. Eén map per jaar, submappen per kwartaal. Zet inkoop, verkoop en bank apart. Noem bestanden consequent: 2026-Q3-verkoop-0142.pdf. Zoeken duurt dan seconden in plaats van een avond.
2. Scan of download meteen. Bonnetjes vervagen, portalen van leveranciers gooien oude facturen na verloop van tijd weg. Haal ze binnen op het moment dat je ze krijgt.
3. Maak een back-up buiten je laptop. Een digitale administratie die alleen op één schijf staat, is geen administratie maar een risico.

Bewaar de stukken in de vorm waarin je ze ontving: een digitaal verstuurde factuur bewaar je digitaal, met alle gegevens intact. En zet er per jaar een kort overzicht bij van je omzet en kosten — dat is precies het document waarmee je bij een vraag over bijvoorbeeld de KOR-grens of het urencriterium van 1.225 uur binnen een minuut antwoord hebt.