Wanneer zet je 'btw verlegd' op een factuur aan een buitenlandse klant?

Verleggen, 0% of gewoon 21%: drie situaties

De keuze op je factuur hangt af van twee dingen: lever je een dienst of een goed, en is je klant een ondernemer of een particulier.

1. Diensten aan een zakelijke klant in de EU. Hier verschuift de heffing van de btw naar je afnemer. Jij berekent zelf niets en vermeldt op de factuur dat de btw is verlegd, samen met het btw-identificatienummer van je klant. Je klant geeft de btw in eigen land aan en trekt hem daar meestal in dezelfde aangifte weer af. De Belastingdienst heeft hier een apart hulpmiddel voor: Ik lever diensten in, en neem diensten af uit het buitenland – hoe zit het met de btw?

2. Goederen naar het buitenland. Lever je goederen aan het buitenland of sla je ze op in een douane-entrepot, dan gebruik je meestal het 0%-tarief. Dat is iets anders dan verleggen: je past wél een tarief toe, alleen is dat nul. Op de factuur vermeld je dat het 0%-tarief is toegepast. Er is ook hier een hulpmiddel: Ik lever goederen naar het buitenland – hoe zit het met de btw?

3. Particuliere klant in het buitenland. Verleggen kan niet: een particulier heeft geen btw-nummer en kan de heffing niet overnemen. In de regel factureer je dan gewoon met btw. Weten welk tarief? Het algemene tarief is 21%, voor een beperkt aantal goederen en diensten geldt 9%. Zie 21% of 9% btw: welk tarief geldt? en reken snel na met de btw-calculator.

Er bestaat ook een 0%-tarief voor een aantal grensoverschrijdende diensten, zoals personenvervoer met een vliegtuig of zeeschip van of naar bestemmingen buiten Nederland. Dat is een aparte categorie, los van de verleggingsregeling.

Wat zet je precies op zo'n factuur?

Een factuur met verlegde btw is geen kale factuur. Je vermeldt alles wat normaal ook moet — zie verplichte gegevens op een factuur — plus drie extra punten:

De vermelding zelf. Zet er letterlijk 'btw verlegd' op. Laat het btw-vakje niet leeg zonder uitleg; dan weet je klant niet waarom er geen btw staat en kan de Belastingdienst je factuur later niet plaatsen.

Het btw-identificatienummer van je klant. Zonder geldig nummer van je afnemer is er geen bewijs dat je aan een ondernemer levert. Controleer dat nummer vóór je factureert, niet achteraf.

Je eigen btw-identificatienummer. Dat hoort sowieso op elke factuur.

Reken het bedrag zelf gewoon door zoals je gewend bent: je zet het bedrag exclusief btw neer, en dat is meteen het totaal. Voorbeeld: je factureert € 2.000 aan een Belgisch bedrijf voor advieswerk. Bij een Nederlandse klant zou daar € 420 btw (21%) bij komen en werd het totaal € 2.420. Bij verlegging factureer je € 2.000 en betaalt de klant € 2.000. De € 420 geeft de Belg zelf aan in België.

Let op wat dit doet met je liquiditeit: je ontvangt geen btw die je later moet afdragen. Fijn voor je administratie, maar je 'gratis' werkkapitaal tussen ontvangst en aangifte verdwijnt. Reken je uurtarief daarop na met de uurtarief-zzp tool.

En als je meedoet aan de KOR?

De kleineondernemersregeling (KOR) is een btw-vrijstelling voor ondernemers die in Nederland gevestigd zijn en niet meer dan € 20.000 omzet per kalenderjaar hebben. Doe je mee, dan mag je géén btw berekenen aan je klanten, doe je geen btw-aangifte en kun je geen btw terugvragen over je kosten en investeringen. De KOR geldt voor eenmanszaken, samenwerkingsverbanden zoals een vof, en rechtspersonen zoals stichtingen, verenigingen en bv's.

Zakendoen binnen de EU maakt het lastiger. De Belastingdienst geeft aan dat er bij koop of verkoop van goederen en diensten binnen de EU aangepaste regels gelden en dat het soms lastig is te bepalen wat je met de btw moet doen. Vaak moet je dan incidenteel btw-aangifte doen — ook als je normaal helemaal geen aangifte doet. Twijfel je? Gebruik het hulpmiddel Incidentele btw-aangifte van de Belastingdienst om na te gaan of dat voor jou geldt.

Sinds 1 januari 2025 bestaat daarnaast de EU-KOR: ondernemers die zakendoen in andere EU-landen kunnen een btw-vrijstelling krijgen voor één of meer EU-landen waar zij zakendoen. Dat is een aparte regeling naast de Nederlandse KOR en vraagt om een eigen aanmelding.

Kort samengevat: KOR-deelnemer zijn betekent niet automatisch 'niets doen' bij buitenlandse klanten. Ga eerst na of de transactie je aangifteplichtig maakt voordat je een factuur de deur uit doet.

Bewaar je bewijs

Bij verleggen en bij het 0%-tarief bereken je geen btw. Precies daarom moet je kunnen aantonen dát je dat terecht deed. Bewaar dus: de factuur zelf, het btw-identificatienummer van je klant met de controle daarvan, en bij goederenleveringen het vervoersbewijs waaruit blijkt dat de goederen Nederland verlaten hebben.

Als ondernemer heb je een bewaarplicht: je administratie moet je bewaren zolang de Belastingdienst je aangiften nog kan controleren of navorderen. In de praktijk houden ondernemers zeven jaar aan voor de basisadministratie. Meer daarover in de gids administratie bewaren: hoe lang moet het?.

Twijfel je bij een concrete opdracht? De hulpmiddelen van de Belastingdienst zijn per situatie opgezet — één voor diensten, één voor goederen, één voor incidentele aangifte bij de KOR. Loop ze door vóórdat je factureert. Een factuur achteraf corrigeren kost meer tijd dan hem vooraf goed opstellen, en bij een buitenlandse klant die je factuur al in zijn eigen aangifte verwerkt heeft, wordt dat snel rommelig.