BTW-aangifte doen als zzp'er

Hoe vaak en waar doe je aangifte?

De meeste zzp'ers doen per kwartaal aangifte. De Belastingdienst kan ook een maand- of jaaraangifte toewijzen, afhankelijk van je situatie en hoeveel btw je afdraagt. Je krijgt bij inschrijving van de Belastingdienst te horen welk tijdvak voor jou geldt.

De aangifte doe je digitaal via Mijn Belastingdienst Zakelijk of via je boekhoudsoftware. Ook als je in een kwartaal niets te betalen of terug te vragen hebt, moet je aangifte doen: dat is dan een "nihilaangifte". Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan hoef je meestal helemaal geen aangifte te doen.

Wat vul je in: afgedragen btw min voorbelasting

De kern van de aangifte is simpel: btw die je in rekening bracht − voorbelasting = te betalen of terug te ontvangen.

• Btw over je omzet: tel per tarief (21% en 9%) op hoeveel btw je klanten in rekening bracht.
• Voorbelasting: tel op hoeveel btw je zelf betaalde op zakelijke inkopen en kosten met een geldige factuur.
• Saldo: is je omzet-btw hoger, dan betaal je bij; is je voorbelasting hoger, dan krijg je terug.

Twijfel je over het tarief van een post, kijk dan in de gids 21% of 9% btw. Voor het omrekenen van bedragen inclusief of exclusief btw gebruik je de BTW-tool.

Rekenvoorbeeld

Stel je bracht in een kwartaal € 8.000 aan diensten in rekening, allemaal onder 21%. De btw daarover is € 1.680. In datzelfde kwartaal kocht je zakelijk in voor € 2.000 exclusief btw, met € 420 aan voorbelasting.

Was je voorbelasting hoger geweest dan € 1.680, bijvoorbeeld door een grote investering, dan had de aangifte op een teruggaaf uitgekomen. Hoe dat terugvragen werkt lees je in de gids BTW terugrekenen en terugvragen.

Termijnen: op tijd aangeven en betalen

Je hebt na afloop van een tijdvak één maand om aangifte te doen én te betalen. Voor het eerste kwartaal (januari t/m maart) is dat dus uiterlijk 30 april, voor het tweede kwartaal 31 juli, enzovoort. Zowel de aangifte als de betaling moeten op tijd binnen zijn.

Ben je te laat, dan kan de Belastingdienst een verzuimboete opleggen en rente rekenen. Zet de vier deadlines daarom in je agenda en reserveer de af te dragen btw apart, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Controleer de exacte data en actuele boetebedragen bij de Belastingdienst.

Fout gemaakt? Corrigeer met een suppletie

Ontdek je achteraf dat een aangifte niet klopte — je vergat een factuur of rekende een verkeerd tarief — dan corrigeer je dat met een suppletie. Dat is een aparte correctie-aangifte over het betreffende tijdvak.

Kleine correcties (tot een bepaald grensbedrag) mag je meenemen in je eerstvolgende reguliere aangifte; grotere corrigeer je met een losse suppletie via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Doe dit zo snel mogelijk nadat je de fout ontdekt: dan beperk je eventuele rente en voorkom je een boete. Het exacte grensbedrag en de procedure vind je bij de Belastingdienst.

Praktische tips

• Zet btw apart. Reserveer de ontvangen btw op een aparte rekening, zodat het geld klaarstaat bij de aangifte.
• Bewaar je facturen. Voor voorbelasting heb je geldige inkoopfacturen nodig; de bewaarplicht voor je administratie is zeven jaar.
• Boek maandelijks bij. Wie de administratie bijhoudt, doet de aangifte in een kwartier in plaats van een dag.
• Let op privégebruik. Kosten die deels privé zijn (telefoon, auto), mag je maar deels aftrekken.

Meer over de basis van btw en de rekenformules vind je in de complete BTW-gids.