Wat moet er verplicht op een factuur staan?
Op een factuur moet in elk geval het juiste btw-tarief staan: 21% (algemeen), 9% (verlaagd) of 0% (bijvoorbeeld bij levering aan het buitenland). Val je onder de kleineondernemersregeling (KOR), dan mag je géén btw berekenen en dus ook geen btw-bedrag op de factuur zetten. Welk tarief van toepassing is, bepaalt wat je klant uiteindelijk betaalt.
Welk btw-tarief zet je op de factuur?
Het uitgangspunt is simpel: het algemene btw-tarief van 21% geldt voor alle goederen en diensten die niet zijn vrijgesteld en niet onder het 9%- of 0%-tarief vallen. Voor een beperkt aantal goederen en diensten geldt het verlaagde tarief van 9%. Het 0%-tarief is van toepassing als je goederen levert aan het buitenland of opslaat in een douane-entrepot; op de factuur vermeld je dan dat het 0%-tarief is toegepast. Ook voor bepaalde grensoverschrijdende diensten, zoals personenvervoer met een vliegtuig of zeeschip van of naar bestemmingen buiten Nederland, geldt 0%.
Twijfel je welk tarief van toepassing is op jouw dienst of product? Reken eerst het bedrag zelf door met de btw-berekenen tool voordat je de factuur opstelt, zodat je het juiste bedrag aan je klant doorberekent.
Rekenvoorbeeld 21%: je factureert een adviesdienst van € 500 exclusief btw. Btw-bedrag: € 500 × 21% = € 105. Totaalbedrag op de factuur: € 605.
Rekenvoorbeeld 9%: je levert een goed van € 200 exclusief btw dat onder het verlaagde tarief valt. Btw-bedrag: € 200 × 9% = € 18. Totaalbedrag: € 218.
Vrijstellingen: wanneer géén btw op de factuur?
In een aantal branches ben je voor bepaalde activiteiten vrijgesteld van btw. Is jouw dienst of product vrijgesteld, dan breng je geen btw in rekening en vermeld je dat op de factuur. Controleer bij twijfel altijd of jouw specifieke activiteit onder een vrijstelling valt, want dat bepaalt of je 21%, 9%, 0% of helemaal geen btw op de factuur zet.
Factuur maken met de kleineondernemersregeling (KOR)
Ben je ondernemer, is je onderneming in Nederland gevestigd en is je omzet niet meer dan € 20.000 per kalenderjaar? Dan kun je gebruikmaken van de kleineondernemersregeling (KOR). De KOR is een btw-vrijstelling: neem je hieraan deel, dan mag je géén btw berekenen aan je klanten. Dat betekent dat je op je factuur geen btw-bedrag en geen btw-tarief vermeldt — je rekent alleen het netto bedrag. Je doet in dat geval ook geen btw-aangifte en kunt geen btw terugvragen over je kosten en investeringen.
De KOR is er voor natuurlijke personen (eenmanszaken), combinaties van natuurlijke personen (zoals een vof) en voor rechtspersonen (zoals stichtingen, verenigingen en bv's). Sinds 1 januari 2025 kunnen ondernemers die zakendoen in andere EU-landen ook deelnemen aan de kleineondernemersregeling in de EU (EU-KOR), waarmee je een btw-vrijstelling kunt krijgen voor een of meer EU-landen waar je zaken doet. Twijfel je of de KOR voor jou geldt, lees dan de uitleg over de kleineondernemersregeling voordat je je facturen zonder btw gaat opstellen.
Rekenvoorbeeld met KOR: zonder KOR zou je bij een factuurbedrag van € 500 exclusief btw en 21% btw in totaal € 605 factureren. Met KOR factureer je gewoon € 500, zonder btw-regel erbij.
Het totaalbedrag op de factuur controleren
Reken na het opstellen van je factuur altijd na of het totaalbedrag klopt: het netto bedrag plus het juiste btw-bedrag (21%, 9% of 0%), of bij KOR gewoon het netto bedrag zonder btw. Zet je per ongeluk het verkeerde tarief neer, dan reken je je klant te veel of te weinig btw aan, wat later gecorrigeerd moet worden. Gebruik de btw-calculator om exclusief- en inclusief-bedragen snel om te rekenen, zodat het bedrag op je factuur meteen klopt.
Veelgestelde vragen
Moet ik altijd btw op mijn factuur zetten?
Nee. Alleen als je niet onder een vrijstelling valt en niet deelneemt aan de kleineondernemersregeling (KOR) breng je btw in rekening: 21%, 9% of 0%, afhankelijk van wat je levert. Doe je wel mee aan de KOR, dan mag je geen btw berekenen.
Welk btw-tarief geldt voor mijn dienst of product?
Het algemene tarief van 21% geldt voor alles wat niet vrijgesteld is en niet onder het 9%- of 0%-tarief valt. 9% geldt voor een beperkt aantal goederen en diensten, en 0% voornamelijk bij levering aan het buitenland of bepaalde grensoverschrijdende diensten. Reken je bedrag na met de btw-berekenen tool.
Wat verandert er op mijn factuur als ik meedoe aan de KOR?
Bij deelname aan de KOR mag je geen btw meer berekenen aan je klanten. Je factuur bevat dan geen btw-tarief en geen btw-bedrag, alleen het netto bedrag. Je doet ook geen btw-aangifte meer en kunt geen btw terugvragen over kosten en investeringen.
Kan ik ook zonder btw factureren binnen de EU?
Sinds 1 januari 2026 kun je via de EU-KOR ook in andere EU-landen een btw-vrijstelling krijgen als je daar zakendoet, mits je aan de voorwaarden voldoet. Zonder deelname aan deze regeling geldt de gewone btw-plicht per land.
