BTW terugrekenen en terugvragen

BTW terugrekenen uit een inclusief bedrag

Wil je weten hoeveel BTW er in een prijs "inclusief" zit, dan reken je terug naar het bedrag exclusief. Dat gaat met één deling. Bij het algemene tarief van 21% deel je het inclusieve bedrag door 1,21; bij het lage tarief van 9% deel je door 1,09. Wat overblijft na aftrek van dat exclusieve bedrag is de BTW.

• Bedrag exclusief = bedrag inclusief ÷ 1,21 → € 121 ÷ 1,21 = € 100
• BTW-bedrag = inclusief − exclusief → € 121 − € 100 = € 21

Wil je het niet met de hand doen? Zet het bedrag in onze BTW-tool en kies de richting "van inclusief naar exclusief" — die kent beide tarieven.

De veelgemaakte fout: "21% eraf halen"

De klassieke rekenfout is om simpelweg 21% van het inclusieve bedrag af te trekken. Dat geeft een te lage uitkomst. Reken maar mee: € 121 min 21% is € 121 − € 25,41 = € 95,59. Dat is niet € 100.

Waarom? De 21% is berekend over het exclusieve bedrag (€ 100), niet over het inclusieve (€ 121). 21% van het grotere bedrag is dus meer dan de werkelijke BTW. Onthoud: bij terugrekenen altijd delen door 1,21, nooit 21% aftrekken. Als vuistregel: de BTW is ongeveer 17,4% van het inclusieve bedrag bij 21% tarief (namelijk 21 ÷ 121).

Tabel: inclusief naar exclusief

Enkele veelvoorkomende bedragen, terugberekend vanuit een prijs inclusief 21% BTW:

Bij 9% werkt het net zo, maar dan deel je door 1,09. Zo is € 109 inclusief gelijk aan € 100 exclusief en € 9 BTW. Meer voorbeelden staan in de complete BTW-gids.

Terugrekenen versus BTW terugvragen

Let op het verschil in woorden. Terugrekenen is puur rekenwerk: de BTW uit een bedrag halen. Terugvragen gaat over geld dat je daadwerkelijk terugkrijgt van de Belastingdienst.

Als ondernemer betaal je BTW op je zakelijke inkopen. Die BTW heet voorbelasting en mag je aftrekken van de BTW die je zelf aan klanten in rekening bracht. Is de voorbelasting hoger dan de af te dragen BTW — bijvoorbeeld omdat je veel investeerde of net startte — dan krijg je het verschil terug. Dat is BTW terugvragen.

Zo vraag je BTW terug bij de aangifte

Je vraagt BTW terug via je periodieke BTW-aangifte (meestal per kwartaal). Daarin vul je in hoeveel BTW je aan klanten in rekening bracht en hoeveel voorbelasting je op inkopen betaalde. Is de voorbelasting groter, dan resulteert de aangifte in een teruggaaf die de Belastingdienst overmaakt.

Belangrijke voorwaarden: de kosten moeten zakelijk zijn en je hebt een geldige factuur met BTW-vermelding nodig. Voor kosten die deels privé zijn, mag je alleen het zakelijke deel terugvragen. De volledige uitleg staat in de gids over de BTW-aangifte voor zzp'ers.